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Projetando reuniões em toda a cidade: Dicas e sugestões de um especialista do setor

Como você pode planejar uma reunião impactante em toda a cidade em The Palm Beaches? Descubra todas as dicas e sugestões para planejadores de reuniões.

As Palm Beaches proporcionam o cenário perfeito para reuniões em toda a cidade, quer você esteja planejando a primeira ou já seja um profissional experiente. Carol McGury, vice-presidente executiva de serviços de eventos e educação da Smithbucklin, juntou-se ao The Palm Beaches em um episódio de nosso podcast, Between the Sessions, para discutir todos os assuntos relacionados a reuniões em toda a cidade.

Continue lendo para obter mais informações sobre o planejamento de uma reunião em toda a cidade de Palm Beaches e obtenha alguns dos principais insights da Carol ao longo do caminho.

O que são reuniões em toda a cidade?

As reuniões em toda a cidade são reuniões de grande escala com milhares de participantes que participam de sessões, exposições, feiras e atividades em uma cidade inteira.

"O tamanho e a escala, os tipos de reuniões que executamos podem ser de algumas centenas a mais de 25.000" - Carol McGury

As reuniões em toda a cidade envolvem várias propriedades hoteleiras, em conjunto com o centro de convenções no local da reunião.
Durante as reuniões em toda a cidade, os delegados do grupo não apenas participam de sessões em toda a cidade, mas também experimentam o que a cidade tem a oferecer, causando impactos econômicos positivos no destino.
Ao projetar uma reunião em toda a cidade, os planejadores aproveitam os recursos disponíveis em todo o destino. Isso também significa ter que fazer parcerias com um grande número de expositores, empresas de gerenciamento de destinos e locais de eventos.

"[...] quando você diz "em toda a cidade", é realmente fazer com que seus participantes, seus expositores, seus palestrantes, seus patrocinadores, todo o ecossistema daqueles que estão participando do seu evento saiam para a cidade para experimentar o que a cidade tem a oferecer." - Carol McGury

As reuniões em toda a cidade podem ser muito valiosas porque permitem conversas comerciais robustas com os parceiros da cidade. Envolver os parceiros locais pode ser uma das etapas mais desafiadoras na organização de uma reunião em toda a cidade.

O que os participantes de toda a cidade querem?

Embora participem de um evento de grande porte, os participantes de toda a cidade querem se sentir pequenos. Eles buscam oportunidades únicas e íntimas, incluindo opções gastronômicas exclusivas e experiências locais. É por isso que os planejadores precisam selecionar cuidadosamente restaurantes locais, food trucks locais e organizar passeios com teatros ou museus locais.

"[...] Mas também possibilitando que as pessoas tenham novamente essas oportunidades íntimas, sejam elas passeios com teatros ou museus locais, passeios que poderão ser vivenciados em grupos menores em vez de entrar em um ônibus e atravessar a cidade com 10.000 pessoas."

Dicas e sugestões para planejadores de reuniões em toda a cidade

1. Repense os cronogramas de planejamento. Como uma reunião em toda a cidade envolve vários parceiros e hotéis, é preciso começar um pouco antes para organizar suas reuniões. Carol sugere iniciar o processo de planejamento cerca de um ano e meio antes do evento.

"Eu diria que um ano e meio, com certeza, para começar a preparar o terreno para os tipos de coisas que você precisará procurar."

2. Alavancar parceiros na cidade. Identifique parceiros locais conscientes que possam oferecer resultados de alto nível e faça recomendações impactantes para alinhar-se ao evento. 

3. Certifique-se de que não haja eventos competitivos planejados na cidade. Nesse caso, é fundamental buscar ajuda do conselho de turismo local ou da DMO. É sempre recomendável verificar com eles se há outros eventos acontecendo na cidade ao mesmo tempo. De fato, a organização simultânea de vários eventos pode comprometer a qualidade de todos os eventos e a experiência dos participantes.

"[...] saber o máximo desses detalhes com antecedência ajudará no seu horizonte de planejamento."

4. Gerar receita de patrocínio. Primeiro, você precisa entender quem é o seu público. Em seguida, é preciso identificar os patrocinadores que se alinham ao seu público-alvo. É sempre uma boa ideia sentar-se com o patrocinador em potencial e entender o que ele quer e quais são suas metas de marketing. Depois disso, trabalhe com a DMO local e veja como suas metas podem se alinhar com as metas de seus patrocinadores.

"Portanto, é preciso entender novamente quem é o seu público, fazer essa combinação com os patrocinadores e aproveitar os incríveis recursos que as cidades têm para realmente dar vida a uma marca."

Tendências futuras em reuniões em toda a cidade

Sustentabilidade. A sustentabilidade é um componente fundamental tanto para reuniões em toda a cidade quanto para eventos menores. Mas reutilizar e reciclar materiais não é mais suficiente. Você precisa ser capaz de medir o impacto do seu evento e compartilhar os resultados com os participantes e parceiros.

"[...] mas a sustentabilidade agora não é apenas algo agradável de se ter, é algo obrigatório. Especialmente para o público da nova geração."

Fazendo a diferença. Como você está retribuindo aos participantes e à cidade? Como você está fazendo a diferença ao participar deste evento? Certifique-se de que seus eventos tenham um significado. Por exemplo, incorporar experiências significativas, como saúde e bem-estar, é uma maneira de fazer a diferença na saúde de seus funcionários.

"[...] antigamente, e isso foi há muito tempo, era talvez uma questão de fazer contatos e aprender algumas coisas. Mas agora é: como estou retribuindo? Como estou fazendo a diferença ao participar deste evento?"

Planejamento de uma reunião municipal em Palm Beaches

As Palm Beaches são o local perfeito para reuniões em toda a cidade e para planejadores que desejam mudar de reuniões internas ou em hotéis para reuniões em toda a cidade. Nosso destino oferece:

Entre em contato com a Equipe de Vendas para Grupos e Serviços de Destino e transforme seu próximo evento em um evento urbano do qual seus participantes se lembrarão. 
 
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