Gestaltung von stadtweiten Treffen: Hinweise und Tipps von einem Branchenexperten

Die Palm Beaches bieten den perfekten Rahmen für stadtweite Tagungen, egal ob Sie Ihre erste Tagung planen oder ein erfahrener Profi sind. Carol McGury, Executive VP of Event and Education Services von Smithbucklin, sprach in einer Episode unseres Podcasts Between the Sessions mit The Palm Beaches über stadtweite Tagungen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Planung eines stadtweiten Meetings in The Palm Beaches zu erfahren, und nehmen Sie dabei einige von Carols besten Erkenntnissen mit.

Was sind stadtweite Treffen?

Bei stadtweiten Tagungen handelt es sich um groß angelegte Veranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die an Sitzungen, Ausstellungen, Messen und Aktivitäten in einer ganzen Stadt teilnehmen.

"Die Größe und der Umfang der von uns durchgeführten Veranstaltungen kann von einigen Hundert bis zu über 25.000 reichen" - Carol McGury

An stadtweiten Tagungen sind mehrere Hotels beteiligt, in Verbindung mit einem Kongresszentrum am Tagungsort.
Während der stadtweiten Treffen nehmen die Gruppendelegierten nicht nur an Sitzungen in der ganzen Stadt teil, sondern sie erleben auch, was die Stadt zu bieten hat, was sich positiv auf die Wirtschaft des Reiseziels auswirkt.
Bei der Planung eines stadtweiten Meetings nutzen die Planer die im gesamten Zielgebiet verfügbaren Ressourcen. Das bedeutet auch, dass sie mit einer großen Anzahl von Ausstellern, Destinationsmanagementunternehmen und Veranstaltungsorten zusammenarbeiten müssen.

"[...] wenn Sie stadtweit sagen, geht es wirklich darum, Ihre Teilnehmer, Ihre Aussteller, Ihre Redner, Ihre Sponsoren, das gesamte Ökosystem derer, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, dazu zu bringen, in die Stadt zu gehen und zu erleben, was die Stadt zu bieten hat." - Carol McGury

Stadtweite Treffen können sehr wertvoll sein, da sie solide Geschäftsgespräche mit den Partnern in der Stadt ermöglichen. Die Einbindung lokaler Partner kann einer der schwierigsten Schritte bei der Organisation eines stadtweiten Treffens sein.

Was wollen die stadtweiten Teilnehmer?

Obwohl sie an einer Großveranstaltung teilnehmen, wollen sich die Besucher aus der ganzen Stadt klein fühlen. Sie suchen nach einzigartigen, intimen Gelegenheiten, einschließlich einzigartiger Essensmöglichkeiten und lokaler Erfahrungen. Aus diesem Grund müssen die Planer sorgfältig lokale Restaurants und Imbisswagen auswählen und Touren mit lokalen Theatern oder Museen organisieren.

"[...] Aber wir ermöglichen den Menschen auch wieder diese intimen Gelegenheiten, seien es Führungen mit lokalen Theatern oder Museen, Ausflüge, die man in kleineren Gruppen erleben kann, anstatt in einen Bus zu steigen und mit 10.000 Menschen durch die Stadt zu fahren."

Hinweise und Tipps für Planer stadtweiter Veranstaltungen

1. Überdenken Sie Ihre Planungszeitpläne. Da an einem stadtweiten Treffen mehrere Partner und Hotels beteiligt sind, müssen Sie mit der Organisation Ihrer Treffen etwas früher beginnen. Carol empfiehlt, etwa eineinhalb Jahre vor der Veranstaltung mit der Planung zu beginnen.

"Ich würde sagen, eineinhalb Jahre, um die Grundlagen für die Dinge zu schaffen, nach denen man suchen muss.

2. Hebelwirkung auf Partner in der Stadt. Identifizieren Sie aufmerksame lokale Partner, die Leistungen auf sehr hohem Niveau erbringen können, und geben Sie wirkungsvolle Empfehlungen für die Ausrichtung der Veranstaltung. 

3. Vergewissern Sie sich, dass in der Stadt keine Konkurrenzveranstaltungen geplant sind.. In diesem Fall ist es wichtig, sich an das örtliche Fremdenverkehrsamt oder die DMO zu wenden. Es ist immer ratsam, sich bei ihnen zu erkundigen, ob in der Stadt zur gleichen Zeit andere Veranstaltungen stattfinden. Die gleichzeitige Organisation mehrerer Veranstaltungen kann nämlich die Qualität aller Veranstaltungen und die Erfahrung der Teilnehmer beeinträchtigen.

"[...] möglichst viele dieser Details im Voraus zu kennen, hilft bei der Planung."

4. Förderung von Sponsoring-Einnahmen. Zunächst müssen Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist. Dann müssen Sie Sponsoren ausfindig machen, die mit Ihrer Zielgruppe übereinstimmen. Es ist immer eine gute Idee, sich mit dem potenziellen Sponsor zusammenzusetzen und zu verstehen, was er will und was seine Marketingziele sind. Danach sollten Sie mit der örtlichen DMO zusammenarbeiten und herausfinden, wie sich Ihre Ziele mit denen Ihrer Sponsoren in Einklang bringen lassen.

"Es geht also darum, wieder zu verstehen, wer das Publikum ist, und dann das Matchmaking mit den Sponsoren zu betreiben und dann die erstaunlichen Vorzüge der Städte zu nutzen, um eine Marke wirklich zum Leben zu erwecken.

Künftige Trends bei stadtweiten Treffen

Nachhaltigkeit. Nachhaltigkeit ist ein grundlegender Bestandteil sowohl von stadtweiten Veranstaltungen als auch von kleineren Events. Doch die Wiederverwendung und das Recycling von Materialien reichen nicht mehr aus. Sie müssen in der Lage sein, die Auswirkungen Ihrer Veranstaltung zu messen und die Ergebnisse mit Teilnehmern und Partnern zu teilen.

"[...] aber Nachhaltigkeit ist jetzt nicht nur ein "nice to have", sondern ein "must-have". Vor allem für das Publikum der nächsten Generation."

Einen Unterschied machen. Wie geben Sie den Teilnehmern und der Stadt etwas zurück? Wie können Sie durch die Teilnahme an dieser Veranstaltung etwas bewirken? Sorgen Sie dafür, dass Ihre Veranstaltungen einen Sinn haben. Wenn Sie zum Beispiel sinnvolle Erlebnisse wie Gesundheit und Wellness einbeziehen, können Sie etwas für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter tun.

"[...] früher, und das ist schon lange her, ging es darum, Kontakte zu knüpfen und etwas zu lernen. Aber jetzt geht es darum, wie gebe ich etwas zurück? Wie kann ich etwas bewirken, indem ich an dieser Veranstaltung teilnehme."

Planung eines stadtweiten Treffens in The Palm Beaches

Die Palm Beaches sind der perfekte Ort für stadtweite Meetings und für Planer, die von internen/Hotel-Meetings auf stadtweite Meetings umsteigen wollen. Unser Reiseziel bietet:

• Eine zentral gelegene Kongresszentrum
• 39 verschiedene Städte und Gemeinden als Veranstaltungsort für Ihre Treffen
• Hochmoderne Veranstaltungsorte für Innen- und Außenveranstaltungen
•  Robuste Liste von Hotels und Resorts mit Tagungsraum
• Eine Vielzahl von Aktivitäten zwischen den Sitzungen
• Hunderte von Branchenführern, die ihr Fachwissen bei Ihrer Veranstaltung einbringen können
• Eine internationaler Flughafen im Herzen von The Palm Beaches
• Soziale Verantwortung der Unternehmen & Möglichkeiten des Gemeindedienstes
• Ausgezeichnete Essensmöglichkeiten von Jupiter bis Boca Raton
• Erreichbarkeit mit dem Hochgeschwindigkeitszug im Intercityverkehr

Kontakt mit der Team Gruppenvertrieb & Destination Services und machen Sie Ihre nächste Veranstaltung zu einem stadtweiten Ereignis, an das sich Ihre Teilnehmer erinnern werden. 
 
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