Concevoir des réunions à l'échelle de la ville : Conseils et astuces d'un expert du secteur

Les Palm Beaches offrent un cadre idéal pour les réunions à l'échelle de la ville, que vous planifiez votre première réunion ou que vous soyez un professionnel chevronné. Carol McGury, vice-présidente exécutive des services événementiels et éducatifs de Smithbucklin, a rejoint The Palm Beaches dans un épisode de notre podcast, Between the Sessions, pour discuter de tout ce qui concerne les réunions à l'échelle de la ville.

Lisez la suite pour en savoir plus sur l'organisation d'une réunion à l'échelle de la ville dans les Palm Beaches, et profitez des conseils de Carol en cours de route.

Qu'est-ce qu'une réunion à l'échelle de la ville ?

Les réunions à l'échelle d'une ville sont des réunions à grande échelle auxquelles participent des milliers de personnes dans le cadre de sessions, d'expositions, de salons et d'activités dans toute une ville.

"La taille et l'échelle, les types de réunions que nous organisons peuvent aller de quelques centaines à plus de 25 000" - Carol McGury

Les réunions à l'échelle de la ville impliquent plusieurs hôtels, ainsi qu'un centre de convention sur le lieu de la réunion.
Lors des réunions à l'échelle de la ville, les délégués des groupes assistent non seulement à des sessions dans toute la ville, mais ils découvrent également ce que la ville a à offrir, ce qui a un impact économique positif sur la destination.
Lors de la conception d'une réunion à l'échelle de la ville, les planificateurs s'appuient sur les ressources disponibles dans l'ensemble de la destination. Cela signifie également qu'ils doivent s'associer à un grand nombre d'exposants, de sociétés de gestion de la destination et de lieux de réunion.

"Lorsque l'on parle de l'ensemble de la ville, il s'agit d'inciter les participants, les exposants, les conférenciers, les sponsors et tout l'écosystème de ceux qui participent à l'événement à sortir de la ville pour découvrir ce qu'elle a à offrir. - Carol McGury

Les réunions à l'échelle de la ville peuvent avoir une grande valeur car elles permettent des conversations commerciales approfondies avec les partenaires de la ville. L'engagement des partenaires locaux peut être l'une des étapes les plus difficiles de l'organisation d'une réunion à l'échelle de la ville.

Que veulent les participants à l'échelle de la ville ?

Même s'ils assistent à un événement de grande envergure, les participants de toute la ville veulent se sentir à l'étroit. Ils recherchent des occasions uniques et intimes, notamment des options de restauration uniques et des expériences locales. C'est pourquoi les organisateurs doivent sélectionner avec soin des restaurants et des food trucks locaux et organiser des visites avec des théâtres ou des musées locaux.

"[...] Mais aussi de permettre aux gens de retrouver ces occasions intimes, qu'il s'agisse de visites de théâtres ou de musées locaux, de sorties que vous pourrez vivre en plus petits groupes plutôt que de monter dans un bus et de traverser la ville avec 10 000 personnes."

Conseils et astuces pour les organisateurs de réunions à l'échelle de la ville

1. Repenser les délais de planification. Étant donné qu'une réunion à l'échelle de la ville implique plusieurs partenaires et hôtels, il faut s'y prendre un peu plus tôt pour organiser les réunions. Carol suggère de commencer le processus de planification environ un an et demi avant l'événement.

"Je dirais un an et demi pour commencer à poser les bases du type de choses que vous devrez rechercher.

2. Tirer parti des partenaires de la ville. Identifier les partenaires locaux qui peuvent fournir des prestations de très haut niveau et formuler des recommandations pertinentes pour s'aligner sur l'événement. 

3. S'assurer qu'aucun événement compétitif n'est prévu dans la ville.. Dans ce cas, il est essentiel de demander l'aide de l'office du tourisme local ou du DMO. Il est toujours recommandé de vérifier auprès d'eux s'il y a d'autres événements qui se déroulent en même temps dans la ville. En effet, l'organisation simultanée de plusieurs événements peut compromettre la qualité de tous les événements et l'expérience des participants.

"Le fait de connaître à l'avance le plus grand nombre possible de ces détails vous aidera à planifier votre horizon.

4. Stimuler les recettes de parrainage. Tout d'abord, vous devez comprendre qui est votre public. Ensuite, vous devez identifier les sponsors qui correspondent à votre public cible. C'est toujours une bonne idée de s'asseoir avec le sponsor potentiel et de comprendre ce qu'il veut et quels sont ses objectifs de marketing. Ensuite, travaillez avec le DMO local et voyez comment vos objectifs peuvent s'aligner sur ceux de vos sponsors.

"Il s'agit donc de comprendre à nouveau qui est votre public, puis de faire le lien avec vos sponsors et de tirer parti des atouts extraordinaires dont disposent les villes pour donner vie à une marque.

Tendances futures des réunions à l'échelle de la ville

Durabilité. La durabilité est un élément fondamental des réunions à l'échelle de la ville et des événements plus modestes. Mais la réutilisation et le recyclage des matériaux ne suffisent plus. Vous devez être en mesure de mesurer l'impact de votre événement et de partager les résultats avec les participants et les partenaires.

"Mais la durabilité n'est plus seulement un avantage, c'est un impératif. Et surtout auprès du public de la nouvelle génération".

Faire la différence. Comment donnez-vous en retour aux participants et à la ville ? Comment faites-vous la différence en participant à cet événement ? Veillez à ce que vos événements aient un sens. Par exemple, l'intégration d'expériences significatives telles que la santé et le bien-être est un moyen de faire une différence dans la santé de vos employés.

"À l'époque, et c'était il y a longtemps, il s'agissait de créer des réseaux et d'apprendre des choses. Aujourd'hui, il s'agit de savoir comment je peux rendre la pareille aux autres. Comment puis-je faire la différence en participant à cet événement ?

Planification d'une réunion à l'échelle de la ville dans les Palm Beaches

Les Palm Beaches sont l'endroit idéal pour les réunions à l'échelle de la ville et pour les planificateurs qui souhaitent passer de réunions internes ou à l'hôtel à des réunions à l'échelle de la ville. Notre destination offre

• Un site central Centre des congrès
• 39 villes diverses pour accueillir vos réunions
• Des lieux d'événements intérieurs et extérieurs à la pointe de la technologie
•  Liste solide de hôtels et centres de villégiature avec espace de réunion
• Une variété de Activités entre les sessions
• Des centaines de leaders de l'industrie qui peuvent apporter leur expertise à votre événement
• Un aéroport international au cœur des Palm Beaches
• Responsabilité sociale des entreprises & Possibilités de service communautaire
• D'excellentes options de restauration de Jupiter à Boca Raton
• Accessibilité des chemins de fer interurbains à grande vitesse

Contacter le L'équipe des ventes aux groupes et des services de destination et transformez votre prochain événement en un événement à l'échelle de la ville dont vos participants se souviendront. 
 
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