Diseño de reuniones en toda la ciudad: Consejos y sugerencias de un experto del sector

Las Palm Beaches son el escenario perfecto para celebrar reuniones en toda la ciudad, tanto si se trata de la primera como de una reunión profesional. Carol McGury, vicepresidenta ejecutiva de Servicios Educativos y de Eventos de Smithbucklin, se unió a The Palm Beaches en un episodio de nuestro podcast, Between the Sessions, para hablar de todo lo relacionado con las reuniones urbanas.

Siga leyendo para obtener más información sobre cómo planificar una reunión en The Palm Beaches y, de paso, conocer algunas de las principales ideas de Carol.

¿Qué son las reuniones municipales?

Las citywide meetings son reuniones a gran escala con miles de asistentes que participan en sesiones, exposiciones, ferias y actividades por toda una ciudad.

"El tamaño y la escala, los tipos de reuniones que ejecutamos pueden ser desde unos pocos cientos hasta más de 25.000" - Carol McGury

En las reuniones en toda la ciudad participan varios hoteles, junto con un centro de convenciones en el lugar de la reunión.
Durante las reuniones en toda la ciudad, los delegados de los grupos no sólo asisten a sesiones por toda la ciudad, sino que también experimentan lo que ésta puede ofrecer, lo que repercute positivamente en la economía del destino.
Al diseñar una reunión para toda la ciudad, los planificadores aprovechan los recursos disponibles en todo el destino. Esto significa también tener que asociarse con un gran número de expositores, empresas de gestión de destinos y lugares de celebración.

"[...] cuando dices en toda la ciudad, es realmente conseguir que tus asistentes, tus expositores, tus ponentes, tus patrocinadores, todo el ecosistema de los que participan en tu evento salgan a la ciudad para experimentar lo que la ciudad tiene que ofrecer". - Carol McGury

Las reuniones a nivel de toda la ciudad pueden tener mucho valor porque permiten entablar conversaciones empresariales sólidas con los socios de la ciudad. Involucrar a los socios locales puede ser uno de los pasos más difíciles a la hora de organizar una reunión a nivel de toda la ciudad.

¿Qué quieren los asistentes de toda la ciudad?

Aunque asistan a un evento a gran escala, los asistentes de toda la ciudad quieren sentirse pequeños. Buscan oportunidades únicas e íntimas, incluidas opciones gastronómicas únicas y experiencias locales. Por eso los planificadores tienen que seleccionar cuidadosamente restaurantes locales, camiones de comida local y organizar visitas con teatros o museos locales.

"[...] Pero también permitir que la gente vuelva a tener esas oportunidades íntimas, ya sean visitas a teatros o museos locales, salidas que podrás experimentar en grupos más pequeños frente a subirte a un autobús y atravesar la ciudad con 10.000 personas".

Sugerencias y consejos para los organizadores de reuniones en la ciudad

1. Replantearse los plazos de planificación. Dado que en una reunión a escala municipal participan varios socios y hoteles, hay que empezar un poco antes a organizar las reuniones. Carol sugiere empezar el proceso de planificación aproximadamente un año y medio antes del evento.

"Yo diría que un año y medio seguro para empezar a sentar las bases del tipo de cosas que vas a necesitar buscar".

2. Aprovechar a los socios de la ciudad. Identificar socios locales conscientes que puedan ofrecer resultados de muy alto nivel y hacer recomendaciones impactantes para alinearse con el evento. 

3. Asegúrese de que no hay eventos competitivos previstos en la ciudad. En este caso, es fundamental pedir ayuda a la oficina de turismo local o a la DMO. Siempre es recomendable consultar con ellos si se están celebrando otros eventos en la ciudad al mismo tiempo. De hecho, la organización simultánea de varios eventos puede comprometer la calidad de todos ellos y la experiencia de los asistentes.

"[...] conocer todos esos detalles de antemano te ayudará con tu horizonte de planificación".

4. Impulsar los ingresos por patrocinio. En primer lugar, debe saber quién es su público. Después, hay que identificar a los patrocinadores que se ajusten a su público objetivo. Siempre es una buena idea sentarse con el patrocinador potencial y entender lo que quiere y cuáles son sus objetivos de marketing. Después, trabaje con la DMO local y vea cómo sus objetivos pueden alinearse con los de sus patrocinadores.

"Así que se trata de entender de nuevo quién es tu público y luego hacer ese matchmaking con tus patrocinadores y luego aprovechar los increíbles activos que tienen las ciudades para poder realmente dar vida a una marca".

Tendencias futuras en las reuniones municipales

Sostenibilidad. La sostenibilidad es un componente fundamental tanto en las reuniones de toda la ciudad como en los eventos más pequeños. Pero reutilizar y reciclar materiales ya no es suficiente. Necesita poder medir el impacto de su evento y compartir los resultados con los asistentes y socios.

"[...] pero la sostenibilidad ya no es sólo algo bonito de tener, es algo imprescindible. Y especialmente con el público de nueva generación".

Marcar la diferencia. ¿De qué manera está retribuyendo a los asistentes y a la ciudad? ¿Cómo está marcando la diferencia al asistir a este acto? Asegúrese de que sus actos tengan un significado. Por ejemplo, incorporar experiencias significativas como la salud y el bienestar es una forma de marcar la diferencia en la salud de sus empleados.

"[...] antes, y de eso hace ya mucho tiempo, se trataba de establecer contactos y aprender algunas cosas. Pero ahora es como, ¿cómo estoy devolviendo? Cómo estoy marcando la diferencia al asistir a este evento".

Planificar una reunión en Palm Beaches

Las Palm Beaches son el lugar perfecto para celebrar reuniones en toda la ciudad y para los planificadores que desean pasar de las reuniones internas o en hoteles a las reuniones en toda la ciudad. Nuestro destino ofrece:

• Una ubicación céntrica Palacio de Congresos
• 39 ciudades y pueblos diversos para celebrar sus reuniones
• Salas de reuniones interiores y exteriores de última generación
•  Lista robusta de hoteles y complejos turísticos con espacio para reuniones
• Una variedad de Actividades entre sesiones
• Cientos de líderes del sector que pueden aportar su experiencia a su evento
• En aeropuerto internacional en el corazón de Palm Beaches
• Responsabilidad social de las empresas & Oportunidades de servicio comunitario
• Excelentes opciones gastronómicas desde Júpiter hasta Boca Ratón
• Accesibilidad del ferrocarril interurbano de alta velocidad

Póngase en contacto con el Equipo de ventas para grupos y servicios en destino y convierta su próximo evento en una ciudad que sus asistentes recordarán. 
 
ESCUCHAR EL PODCAST

SUSCRÍBASE AL BOLETÍN DEL SECTOR DE REUNIONES
Y manténgase al día sobre hoteles, atracciones y lugares de interés en The Palm Beaches

CONSULTA NUESTRAS ACTIVIDADES ENTRE SESIONES
Y diferencie su reunión o evento con una experiencia única, sólo en The Palm Beaches.